Comme la vie elle-même, l'écriture peut parfois être désordonnée, frustrante et difficile. Mais vous pouvez vous faciliter un peu la vie professionnelle en édition avec ces principes à l'esprit. C'est simple: que vous rédigiez un e-mail de deux lignes ou un rapport de 10 pages, anticipez les besoins de vos lecteurs et rappelez-vous les quatre C: soyez clair, concis, prévenant et correct.
Adoptez le «vous attitude».
Cela signifie regarder un sujet de la point de vue de vos lecteurs, en soulignant ce ils veulent ou ont besoin de savoir.
- Exemple: J'ai demandé que votre commande soit envoyée aujourd'hui.
- Révision: Vous recevrez votre commande d'ici mercredi.
Focus sur le réel matière.
N'enterrez pas un mot-clé en le déposant dans une phrase suivant un sujet faible.
- Exemple: La mise en œuvre de la nouvelle campagne marketing débutera le 1er juin.
- Révision: La nouvelle campagne de marketing débutera le 1er juin.
Écrivez activement, pas passivement.
Partout où c'est approprié, mettez votre sujet en avant et faites-le
faire quelque chose. La voix active généralement fonctionne mieux que le passif car il est plus direct, plus concis et plus facile à comprendre. (Mais pas toujours.)- Exemple: Votre proposition a été examinée lors de notre réunion du 1er avril et a été immédiatement soumise aux développeurs.
- Révision: Nous avons examiné votre proposition le 1er avril et l'avons immédiatement soumise aux développeurs.
Coupez les mots et les phrases inutiles.
Les expressions verbeuses peuvent distraire les lecteurs, donc couper l'encombrement.
- Exemple: J'écris cette note parce que je vous remercie beaucoup d'avoir organisé la journée portes ouvertes qui s'est tenue jeudi dernier.
- Révision: Merci beaucoup d'avoir organisé la journée portes ouvertes de jeudi dernier.
Ne laissez pas de mots-clés.
Être clair ainsi que concis, nous devons parfois ajouter un mot ou deux.
- Exemple: Le hangar de stockage est la première étape.
- Révision: Le déverrouillage du hangar de stockage est la première étape.
N'oubliez pas vos manières.
Voici où être prévenant entre. Si vous dites "s'il vous plaît" et "merci" lorsque vous parlez à des collègues, incluez également ces mots dans vos e-mails.
- Exemple: Envoyez-moi le rapport de jargon avant de rentrer chez vous.
- Révision: Veuillez m'envoyer le rapport de jargon avant de rentrer chez vous.
Évitez les expressions obsolètes.
Sauf si vous aimez paraître étouffant sur papier, éloignez-vous des mots et des phrases jamais utilisé dans la conversation - "ci-joint", "ceci est pour vous conseiller", "selon votre demande."
- Exemple: Ci-joint pour votre référence est une version dupliquée de l'acte susmentionné.
- Révision: J'ai joint une copie de l'acte.
Mettez un cap sur les mots à la mode et les mots à la mode.
Expressions à la mode ont tendance à épuiser rapidement leur accueil. Idem pour les entreprises jargon. Faites de votre mieux pour écrire comme un Humain.
- Exemple: En fin de compte, l'essentiel est que nous devrions faciliter les opportunités pour les employés de fournir des commentaires sur les meilleures pratiques.
- Révision: Encourageons les gens à faire des suggestions.
Désempilez vos modificateurs.
Empilage signifie s'entasser modificateurs devant un nom; l'équivalent verbal d'un embouteillage. Les longues chaînes de noms peuvent sauver un mot ou deux, mais elles peuvent également dérouter vos lecteurs.
- Exemple: Télescope spatial caméra grand champ planétaire caméra instrument définition équipe au sol à couple chargé-appareil photo (de Nouveau scientifique, cité par Matthew Lindsay Stevens dans Subtilités de style scientifique, 2007)
- Révision: Hein?
Relire.
Enfin, il y a exactitude: assurez-vous toujours vérifie ton travail, peu importe à quel point vous pensez avoir atteint les autres C.
- Exemple:: Lorsque vous êtes pressé, il est très facile de laisser des mots.
- Révision: Lorsque vous êtes pressé, il est très facile d'omettre des mots.