Explication des cartes de crédit de l'entreprise: méthodes comptables

La section de carte de crédit d'entreprise d'une politique comptable est une section où vous définissez qui a les cartes de crédit d'entreprise et la responsabilité des frais encourus. Vous trouverez ci-dessous un exemple de cette section des procédures, qui peut être adaptée à votre situation.

Les employés peuvent avoir accès à une carte de crédit d'entreprise lorsque la nature de leur travail nécessite une telle utilisation. Les cartes de crédit de l'entreprise ne peuvent être utilisées que pour des dépenses professionnelles et ne peuvent pas être utilisées pour des dépenses de nature personnelle. Des exemples de dépenses d'entreprise et de déductions peuvent inclure les frais de bureau à domicile, les frais d'automobile, l'éducation et plus encore.

L'objectif général d'une déclaration de politique et de procédure est de garantir que les cartes de crédit de l'entreprise sont utilisées à des fins appropriées et que des contrôles adéquats sont mis en place pour une utilisation quotidienne. Une politique de carte de crédit d'entreprise s'applique à tous les employés qui détiennent une carte de crédit à l'usage de l'entreprise et à leurs gestionnaires.

La responsabilité en vertu d'une politique de carte de crédit d'entreprise varie selon le rôle de la personne. Par exemple, les individus ont une responsabilité différente de celle des directeurs d'exploitation et des superviseurs.

• Personnes les cartes de crédit des sociétés de portefeuille sont responsables de:
  • Utiliser les cartes uniquement pour l'usage auquel elles sont destinées
  • Conserver les reçus et fournir des explications pour toutes les transactions par carte de crédit de l'entreprise
  • Obtention de l'autorisation pour les factures de carte de crédit
• Directeurs d'exploitation / superviseurs sont responsables de:
  • Limiter l'utilisation des cartes de crédit d'entreprise aux employés qui ont besoin d'une carte pour les affaires de l'entreprise
  • Examiner et autoriser les factures de carte de crédit utilisées par leurs employés en temps opportun pour éviter les frais de retard de paiement
  • Identifier et demander toute limite de crédit ou de transaction requise pour les cartes individuelles
• Une service de la comptabilité est responsable de:
  • S'assurer que toutes les transactions par carte de crédit sont correctement autorisées
  • Traitement des paiements pour les factures de carte de crédit en temps opportun pour éviter les frais de retard
  • Organiser des limites de crédit ou de transaction pour les cartes individuelles

Il peut y avoir des conditions générales incluses dans une politique de carte de crédit d'entreprise pour que vous soyez au courant. Voici quatre termes et expressions courants:

• Carte de crédit générale: Une carte de crédit qui peut être utilisée dans plusieurs établissements, tels que VISA, American Express ou MasterCard.
• Carte de crédit spécifique au fournisseur: Une carte de crédit qui ne peut être utilisée qu'avec un fournisseur spécifique, comme une entreprise de gaz ou une entreprise de fournitures de bureau.
• Limite de crédit: Le montant total qui peut être débité de la carte de crédit avant que les transactions ne soient refusées par la société émettrice de la carte de crédit.
• Limite au niveau des transactions: La valeur totale de toute transaction individuelle qui peut être facturée à la carte ou le type de transaction qui peut être facturé à la carte. Par exemple, certaines sociétés gazières autoriseront les cartes «essence uniquement», qui refusent le crédit pour d'autres achats divers à la station-service.

Les employés utilisant des cartes de crédit pour leurs dépenses professionnelles doivent suivre la procédure prévue par l'entreprise. En règle générale, les règles suivantes sont définies dans une stratégie d'entreprise:

• Les cartes de crédit doivent être utilisées uniquement pour les besoins de l'entreprise. Lorsque le fournisseur en a la capacité, les cartes ou les transactions seront codées pour chaque employé pour une plus grande facilité au moment de la facturation.
• Les employés doivent conserver et initialiser les reçus et noter le but de la dépense au dos de chaque reçu.
• L'utilisation de cartes de crédit d'entreprise pour des dépenses de toute nature peut entraîner des sanctions disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement. Cela peut entraîner la déduction des dépenses du prochain chèque de paie de l’employé.

En plus de suivre la procédure de carte de crédit de l'entreprise, les employés doivent également suivre un ensemble de règles concernant les factures, les autorisations et les paiements. Bien que chaque entreprise offre sa propre politique unique, voici un exemple de ce à quoi vous pouvez généralement vous attendre:

• L'employé doit soumettre les reçus correspondants avec un rapport de dépenses (souvent appelé un crédit rapport de frais de carte) au superviseur ou au gestionnaire autorisé approprié dans la semaine suivant la frais. Les télécopies ou les documents numérisés sont acceptables si l'employé est en voyage et ne reviendra pas au bureau afin de respecter le délai d'une semaine, à condition que les reçus originaux soient présentés au retour de Voyage.
• Les frais pour les articles dont le reçu a été égaré doivent être expliqués à la personne qui autorise qui doit parapher le frais spécifique et indiquer «reçu manquant» à côté.
• Le superviseur ou le gestionnaire ordonnateur confirmera que les charges sont justifiées et appropriées avant d'autoriser la facture pour le paiement en notant «Okay to Pay» et en signant le corps du facture d'achat.
• La facture approuvée est transmise à l'autorité compétente service de comptabilité pour le paiement.
• leservice de la comptabilité vérifie l'autorisation et établit le calendrier de paiement de la facture selon les termes du contrat de carte de crédit, et afin d'éviter des frais de retard inutiles.

Lors de l'acceptation d'une carte de crédit d'entreprise, les employés signent et datent généralement un énoncé de politique et de procédure après l'avoir examiné. En règle générale, l'accord contient les informations fournies ci-dessus et peut demander votre numéro de carte et la date d'expiration au moment de la signature. Voici un exemple de ce que vous trouverez à la fin du formulaire:

J'ai lu et compris l'énoncé de politique et de procédure de [nom de l'entreprise] pour avoir une carte de crédit générale d'entreprise. Par ce formulaire, j'autorise [nom de l'entreprise] à retenir (déduire) de mon chèque de paie les effets personnels, dépenses non autorisées et les dépenses non déclarées que j'ai engagées avec ma carte de crédit générale.