Comment rédiger une lettre de plainte

Voici un projet qui vous fera découvrir réflexion et vous donner la pratique de l'écriture de groupe. Vous vous joindrez à trois ou quatre autres écrivains pour composer un lettre plainte (également appelée Lettre de réclamation).

Le meilleur sujet pour cette mission sera celui dont vous et les autres membres de votre groupe vous souciez vraiment. Vous pouvez écrire au superviseur de la salle à manger pour vous plaindre de la qualité de la nourriture, à un instructeur pour vous plaindre de son classement politiques, au gouverneur de se plaindre des coupes dans le budget de l'éducation - quel que soit le sujet que les membres de votre groupe trouvent intéressant et digne d'intérêt.

Commencez par suggérer des sujets et demandez à un membre du groupe de les noter au fur et à mesure qu'ils sont donnés. Ne vous arrêtez pas à ce stade pour discuter ou évaluer les sujets: préparez simplement une longue liste de possibilités.

Une fois que vous avez rempli une page de sujets, vous pouvez décider entre vous de celui sur lequel vous souhaitez écrire. Discutez ensuite des points qui, selon vous, devraient être soulevés dans la lettre.

Encore une fois, demandez à un membre du groupe de suivre ces suggestions. Votre lettre devra expliquer clairement le problème et montrer pourquoi votre plainte doit être prise au sérieux.

À ce stade, vous découvrirez peut-être que vous devez recueillir des informations supplémentaires pour développer efficacement vos idées. Si c'est le cas, demandez à un ou deux membres du groupe de mener des recherches fondamentales et de rapporter leurs résultats au groupe.

Après avoir recueilli suffisamment de documents pour votre lettre de réclamation, élisez un membre pour rédiger une ébauche. Une fois terminé, le projet doit être lu à haute voix afin que tous les membres du groupe puissent recommander des moyens de l'améliorer par le biais d'une révision. Chaque membre du groupe devrait avoir la possibilité de réviser la lettre en fonction des suggestions faites par les autres.

Pour guider votre révision, vous voudrez peut-être étudier la structure de l'exemple de lettre de plainte qui suit. Notez que la lettre comprend trois parties distinctes:

• Une introduction qui identifie clairement l'objet de la plainte.
• UNE paragraphe du corps qui (a) explique clairement et spécifiquement la nature de la plainte, et (b) fournit au lecteur toutes les informations nécessaires pour fournir une réponse appropriée.
• UNE conclusion qui indique clairement les actions nécessaires pour remédier au problème.

Annie Jolly
110-C Woodhouse Lane
Savannah, Géorgie 31419
1 novembre 2007
M. Frederick Rozco, président
Rozco Corporation
14641, boulevard Peachtree
Atlanta, Géorgie 303030
Cher M. Rozco:
Le 15 octobre 2007, en réponse à une offre télévisée spéciale, j'ai commandé un grille-pain Tressel à votre entreprise. Le produit est arrivé par la poste, apparemment intact, le 22 octobre. Cependant, lorsque j'ai essayé de faire fonctionner le grille-pain Tressel le même soir, j'ai été bouleversé de constater ne répond pas à votre demande de fournir "une coiffure rapide, sûre et professionnelle". Au lieu de cela, il a gravement endommagé mon cheveux.
Après avoir suivi les instructions pour "installer le grille-pain à l'écart des autres appareils sur un comptoir sec" dans ma salle de bain, j'ai inséré le peigne en acier et j'ai attendu 60 secondes. Ensuite, j'ai retiré le peigne du grille-pain et, en suivant les instructions pour une "boucle vénusienne", j'ai passé le peigne chaud dans mes cheveux. Après quelques secondes, cependant, j'ai senti une odeur de cheveux brûlants, et j'ai donc immédiatement replacé le peigne dans le grille-pain. Quand j'ai fait cela, des étincelles ont volé de la sortie. J'ai atteint pour débrancher le grille-pain, mais j'étais trop tard: un fusible avait déjà sauté. Quelques minutes plus tard, après avoir remplacé le fusible, je me suis regardé dans le miroir et j'ai vu que mes cheveux avaient été brûlés à plusieurs endroits.
Je retourne le grille-pain Tressel (avec la bouteille non ouverte de shampoing Un-Do), et je m'attends à un remboursement complet de 39,95 $, plus 5,90 $ pour les frais d'expédition. De plus, je joins un reçu pour la perruque que j'ai achetée et je devrai porter jusqu'à ce que les cheveux abîmés poussent. Veuillez m'envoyer un chèque de 303,67 $ pour couvrir le remboursement du grille-pain Tressel et le coût de la perruque.
Cordialement,
Annie Jolly

Remarquez comment l'écrivain a livré sa plainte avec des faits plutôt qu'avec des émotions. La lettre est ferme et directe mais aussi respectueuse et polie.

Invitez un membre de votre groupe à lire à haute voix votre lettre de réclamation et à y répondre comme s'il venait de la recevoir par la poste. La plainte son valide et mérite d'être pris au sérieux? Si oui, demandez aux membres du groupe de réviser, modifier et relire la lettre une dernière fois, en utilisant la liste de contrôle suivante comme guide:

• Votre lettre suit-elle le format standard indiqué dans l'exemple ci-dessus?
• Votre lettre consiste-t-elle en une introduction, un paragraphe corporel et une conclusion?
• Votre paragraphe d'introduction indique-t-il clairement de quoi vous vous plaignez?
• Votre paragraphe corporel explique-t-il clairement et spécifiquement la nature de la plainte?
• Dans le paragraphe du corps, avez-vous fourni au lecteur toutes les informations nécessaires pour qu'il réponde efficacement à votre plainte?
• Avez-vous transmis votre plainte calmement et clairement, en vous appuyant sur des faits plutôt que sur des émotions?
• Avez-vous clairement organisé les informations dans votre paragraphe corporel afin qu'une phrase mène logiquement à la suivante?
• Dans votre conclusion, avez-vous clairement indiqué quelle (s) action (s) vous voulez que votre lecteur prenne?
• Avez-vous relu attentivement la lettre?