Étapes vers une réunion de famille réussie

Avec un peu de créativité et de planification préalable, vous pouvez organiser et planifier une réunion de famille mémorable dont tout le monde parlera pendant des années.

Cela peut sembler évident, mais la première étape pour toute réunion de famille est de décider qui est la famille. Quel côté de la famille invitez-vous? Voulez-vous inclure uniquement des parents proches ou tous les descendants de Great Grandpa Jones (ou un autre ancêtre)? Invitez-vous uniquement des membres de votre famille directe (parents, grands-parents, petits-enfants) ou prévoyez-vous d'inclure des cousins, des cousins ​​au deuxième degré ou des cousins ​​au troisième degré, deux fois éloignés? N'oubliez pas, chaque pas en arrière sur le arbre ancestral ajoute une tonne de nouveaux participants potentiels. Connaissez vos limites.

Commencez par dresser une liste des membres de la famille, y compris les conjoints, les partenaires et les enfants. Entrer en contact avec au moins une personne de chaque branche de la famille pour vous aider à retrouver les coordonnées de chaque personne de votre liste. Assurez-vous de collecter les adresses e-mail de ceux qui en ont - cela aide vraiment avec les mises à jour et la correspondance de dernière minute.

Si vous envisagez d'inclure beaucoup de personnes dans votre réunion de famille, pensez à envoyer un sondage (par courrier postal et / ou e-mail) pour informer les gens qu'une réunion est en cours. Cela vous aidera à évaluer l'intérêt et les préférences et à demander de l'aide pour la planification. Incluez les dates possibles, le type de réunion proposé et un lieu général (discuter des coûts possibles dès le début peut décourager une réponse positive), et demandez poliment une réponse rapide à vos questions. Ajoutez les noms des proches intéressés qui renvoient le sondage à votre liste de retrouvailles pour de futurs envois et / ou tenez-les au courant des plans de retrouvailles via un site Web de retrouvailles familiales.

À moins qu'il ne s'agisse d'une réunion de cinq sœurs chez Tante Maggie, un comité de réunion est presque essentiel pour planifier une réunion de famille réussie et sans heurts. Mettez quelqu'un en charge de chaque aspect majeur de la réunion - lieu, événements sociaux, budget, mailings, tenue de dossiers, etc. Pourquoi faire tout le travail vous-même si vous n'êtes pas obligé?

Ce n'est pas vraiment une réunion si personne ne peut y assister. Que vous planifiez votre réunion de famille pour coïncider avec un jalon familial ou une journée spéciale, des vacances d'été ou des vacances, cela aide à sonder les membres de la famille pour éviter les conflits d'heure et de date. Étant donné que les réunions de famille peuvent englober tout, d'un barbecue l'après-midi à une grande affaire de trois jours ou plus, vous devrez également déterminer combien de temps vous prévoyez de vous réunir. Une bonne règle de base - plus les gens doivent voyager pour atteindre le lieu de la réunion, plus la réunion devrait durer. Surtout, n'oubliez pas que vous ne pourrez pas accueillir tout le monde. Choisissez vos dates finales en fonction de ce qui convient le mieux à la majorité des participants.

Viser un lieu de réunion de famille qui est le plus accessible et le plus abordable pour la majorité des personnes auxquelles vous souhaitez assister. Si les membres de la famille sont regroupés dans une zone, sélectionnez un lieu de réunion à proximité. Si tout le monde est dispersé, choisissez un emplacement central pour aider à réduire les frais de voyage des parents éloignés.

Cela déterminera l'ampleur de la nourriture, des décorations, de l'hébergement et des activités pour votre réunion de famille. Vous pouvez choisir que les familles paient pour leur propre logement, apportent un plat couvert, etc., mais à moins une autre source de revenu, vous devrez également définir des frais d'inscription par famille pour aider à la décoration, l'activité et l'emplacement frais.

Une fois que vous avez choisi un lieu et fixé une date, il est temps de sélectionner un site pour la réunion. "Rentrer à la maison" est un grand tirage au sort pour les réunions de famille, donc vous voudrez peut-être considérer l'ancienne propriété familiale ou un autre site historique lié au passé de votre famille. Selon la taille de la réunion, vous pourrez peut-être trouver un membre de la famille qui se portera volontaire pour l'avoir à leur domicile. Pour les réunions plus importantes, les parcs, les hôtels, les restaurants et les salles communautaires sont un bon point de départ. Si vous prévoyez une réunion de plusieurs jours, envisagez un lieu de villégiature où les gens peuvent combiner des activités de réunion avec des vacances en famille.

Créer un thème pour une réunion de famille est un excellent moyen d'intéresser les gens et de les rendre plus susceptibles d'y assister. Cela rend également les choses plus amusantes lorsqu'il s'agit d'imaginer de la nourriture, des jeux, des activités, des invitations et à peu près tous les autres aspects des retrouvailles. Les thèmes d'histoire familiale sont particulièrement populaires, tout comme les réunions qui célèbrent l'anniversaire ou l'anniversaire d'un membre de la famille très spécial, ou le patrimoine culturel de la famille (c'est-à-dire le luau hawaïen).

Nourrir un grand groupe de personnes aux goûts différents est peut-être l'une des parties les plus délicates de la planification d'une réunion. Facilitez-vous la vie en sélectionnant un menu qui correspond à votre thème, ou peut-être celui qui célèbre l'héritage de votre famille. Organisez un groupe de membres de la famille pour préparer la nourriture pour la réunion de famille ou, si vous grand groupe et si votre budget le permet, trouvez un traiteur ou un restaurant pour faire au moins une partie du travail pour vous. Un menu savoureux permet une réunion de famille inoubliable.

Vous n'avez pas besoin d'occuper tout le monde tout le temps, mais activités prévues et brise-glaces lors de votre réunion de famille fournira un moyen facile pour les personnes qui ne se connaissent pas bien de passer du temps confortablement ensemble. Inclure des activités qui plairont à tous les âges et plus connaissance familiale du patrimoine commun. Vous pouvez également attribuer des prix pour des distinctions spéciales telles que le membre de la famille le plus âgé ou la plus longue distance parcourue pour y assister.

Vous avez un tas de gens, maintenant que comptez-vous faire avec eux? Il est maintenant temps de prendre des dispositions pour les tentes (s'il s'agit d'une réunion à l'extérieur), les chaises, les décorations de stationnement, les programmes, les enseignes, les t-shirts, les sacs cadeaux et autres exigences de la journée de réunion. C'est le moment de consulter une liste de contrôle de regroupement familial!

Bien que de nombreux membres de la famille apporteront sans aucun doute leurs propres caméras, il est également utile de planifier l'enregistrement de l'événement dans son ensemble. Que vous désigniez un parent spécifique comme photographe officiel de la réunion ou que vous engagiez un professionnel photographe pour prendre des photos ou des vidéos, vous devez préparer une liste des personnes et des événements que vous souhaitez être enregistré. Pour des «moments» spontanés, achetez une douzaine de caméras jetables et remettez-les à des invités bénévoles. N'oubliez pas de les récupérer en fin de journée!

Une fois que la plupart de vos plans sont en place, il est temps d'inviter les invités par courrier, e-mail et / ou téléphone. Vous aurez envie de le faire à l'avance pour vous en assurer et donner à chacun le temps de l'avoir sur son calendrier. Si vous facturez des frais d'admission, mentionnez-le dans l'invitation et fixez une date limite à laquelle au moins un pourcentage du billet le prix est exigé (à moins que vous ne soyez assez riche pour couvrir vous-même tous les coûts et que vous puissiez attendre la réunion pour remboursement). Les billets achetés à l'avance signifient également que les gens seront moins susceptibles d'annuler au dernier moment! C'est aussi une bonne occasion de demander aux gens, même s'ils ne peuvent pas assister à la réunion, de fournir arbres généalogiques, photos, objets de collection et histoires à partager avec les autres membres de la famille.

Si vous ne voulez pas facturer de frais d'admission pour votre réunion, vous devrez planifier une petite collecte de fonds. Même si vous collectez des entrées, la collecte de fonds peut fournir de l'argent pour certains "extras" fantaisistes. Des moyens créatifs pour collecter des fonds inclure la tenue d'une vente aux enchères ou d'une tombola à la réunion ou la fabrication et la vente de chapeaux de famille, de t-shirts, de livres ou de vidéos de réunion.

Créez un programme qui décrit la liste des événements de réunion prévus à fournir aux membres de la famille à leur arrivée pour la réunion. Vous pouvez également l'envoyer par e-mail ou sur votre site Web de réunion avant la réunion. Cela aidera à rappeler aux gens les activités qui peuvent nécessiter d'apporter quelque chose avec eux, comme un mur de photos ou arbre généalogique.

Le grand jour est presque là et il est maintenant temps de s'assurer que tout se passe bien. Créez des panneaux accrocheurs faciles à préparer pour indiquer aux nouveaux arrivants l'inscription, le stationnement et les emplacements importants tels que les salles de bains. Achetez ou créez un livre d'or pour collecter des signatures, des adresses et d'autres informations importantes, ainsi que servir de registre permanent des retrouvailles. Achetez des badges nominatifs prédéfinis ou imprimez les vôtres pour faciliter le mélange et le mélange entre les membres de la famille inconnus. Les tableaux muraux des arbres généalogiques sont toujours un grand succès, car les participants aux réunions veulent toujours savoir où ils se situent dans la famille. Les photos encadrées ou les affiches imprimées des ancêtres communs ou des réunions de famille passées sont également populaires. Et, si vous voulez savoir ce que tout le monde a pensé de toute la planification de vos retrouvailles, imprimez des formulaires d'évaluation que les gens doivent remplir lorsqu'ils partent.

Désignez un ou plusieurs bénévoles pour créer et envoyer un bulletin d'information post-réunion avec des histoires, des photos et des nouvelles de la réunion. Si vous avez collecté des informations sur la famille, envoyez un tableau de généalogie ainsi que. C'est un excellent moyen de susciter l'enthousiasme des gens pour la prochaine réunion, ainsi que d'inclure des membres de la famille moins fortunés qui n'ont pas pu y assister.