Comment mettre en forme et écrire une lettre commerciale simple

Les gens écrivent des lettres d'affaires et courriels pour diverses raisons telles que demander des informations, effectuer des transactions, obtenir un emploi, etc. Une correspondance commerciale efficace doit être claire et concise, respecter le ton et être correctement formatée. En décomposant une lettre commerciale en ses composants de base, vous pouvez apprendre à communiquer efficacement et à améliorer vos compétences d'écrivain.

Une lettre commerciale type contient trois sections, une introduction, un corps et une conclusion.

1. L'introduction: L'introduction indique à qui s'adresse l'auteur. Si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas ou que vous n'avez rencontré que brièvement, l'introduction peut également expliquer brièvement pourquoi vous écrivez. En règle générale, l'introduction ne dure qu'une ou deux phrases.
2. Le corps: Le corps des lettres est l'endroit où vous déclarez votre entreprise. Cette section peut être aussi courte que quelques phrases ou plusieurs paragraphes. Tout dépend du degré de détail nécessaire pour décrire le sujet traité.
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3. La conclusion: La conclusion est la dernière section où vous appellerez à une action future. Cela peut être l'occasion de parler en personne, de demander des informations supplémentaires ou d'effectuer une transaction. Tout comme l'introduction, cette section ne doit pas être plus d'une phrase ou deux et doit indiquer clairement ce que vous souhaitez de la personne qui lit votre lettre.

Le ton de l'introduction dépend de votre relation avec le destinataire de la lettre. Si vous vous adressez à un ami proche ou à un collègue de travail, l'utilisation de son prénom est acceptable. Mais si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas, il est préférable de l'adresser officiellement dans le message d'accueil. Si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez, utilisez son titre ou une adresse générale.

Quelques exemples:

• Cher directeur du personnel
• Cher Monsieur ou Madame
• Cher Dr, M., Mme, Mme (Nom)
• Cher Frank (utilisez ceci si la personne est un contact commercial proche ou un ami)

Il est toujours préférable d'écrire à une personne spécifique. De manière générale, utilisez M. lorsque vous vous adressez aux hommes et à Mme pour les femmes dans le message d'accueil. N'utilisez le titre de docteur que pour les médecins. Bien que vous deviez toujours commencer une lettre commerciale avec le mot «Cher», le faire est une option pour les e-mails professionnels, qui sont moins formels.

Si vous écrivez à une personne que vous ne connaissez pas ou que vous n'avez rencontrée qu'en passant, vous pouvez suivre le message d'accueil en fournissant un certain contexte pour expliquer pourquoi vous contactez cette personne.

Quelques exemples:

• En référence à votre annonce dans le Times ...
• Hier, je fais suite à notre appel téléphonique.
• Merci pour votre lettre du 5 mars.

La majorité d'une lettre d'affaires est contenue dans le corps. C'est là que l'écrivain indique sa raison de correspondre. Par exemple:

• J'écris à renseigner sur le poste affiché dans le Daily Mail.
• Je vous écris pour confirmer les détails de l'expédition sur la commande # 2346.
• Je vous écris pour vous présenter mes excuses pour les difficultés que vous avez rencontrées la semaine dernière dans notre agence.

Une fois que vous avez indiqué la raison générale de la rédaction de votre lettre d'affaires, utilisez le corps pour fournir des détails supplémentaires. Par exemple, vous pouvez envoyer à un client des documents importants à signer, présenter des excuses à un client pour un mauvais service, demander des informations à une source ou pour toute autre raison. Quelle que soit la raison, n'oubliez pas d'utiliser un langage courtois et poli.

Par exemple:

• Je vous serais reconnaissant de vous rencontrer la semaine prochaine.
• Auriez-vous éventuellement le temps de réunion prochaine semaine?
• Je serais ravi de vous faire visiter nos installations le mois prochain.
• Malheureusement, nous devrons reporter la réunion au 1er juin.
• Vous trouverez ci-joint une copie du contrat. Veuillez signer à l'endroit indiqué.

Il est de coutume d'inclure quelques remarques finales après avoir déclaré votre entreprise dans le corps de la lettre. C'est votre chance de renforcer votre relation avec le destinataire, et cela ne devrait être qu'une phrase.

• Veuillez nous contacter à nouveau si nous pouvons vous aider de quelque manière que ce soit.
• Si vous avez des questions, n'hésitez pas à m'appeler.
• Vous pouvez également utiliser la clôture pour demander ou offrir un contact futur avec le lecteur.
• J'espère avoir de vos nouvelles bientôt.
• Veuillez contacter mon assistant pour fixer un rendez-vous.

La dernière chose dont toutes les lettres d'affaires ont besoin est une salutation, où vous dites au revoir au lecteur. Comme pour l'introduction, comment vous écrivez le salutation dépendra de votre relation avec le destinataire.

Pour les clients avec lesquels vous n'êtes pas sur un prénom, utilisez:

• Cordialement (si vous ne connaissez pas le nom de la personne à qui vous écrivez)
• Cordialement, (si vous connaissez le nom de la personne à qui vous écrivez.

Si vous êtes sur une base de prénom, utilisez:

• Meilleurs voeux, (si vous êtes des connaissances)
• Meilleures salutations ou salutations (si la personne est un ami proche ou un contact)

Exemple de lettre commerciale