Si vous souhaitez apprendre à rédiger un rapport d'activité en anglais, suivez ces conseils et utilisez l'exemple de rapport comme modèle sur lequel baser votre propre rapport d'activité. Tout d'abord, les rapports d'activité fournissent des informations importantes pour la direction qui sont opportunes et factuelles. Apprenants anglais la rédaction de rapports commerciaux doit s'assurer que la langue est précise et concise. Le style d'écriture utilisé pour les rapports d'activité doit présenter des informations sans opinions fortes, mais plutôt aussi directes et précises que possible. Langue de liaison devrait être utilisé pour relier les idées et les sections du rapport d'activité. Cet exemple de rapport d'activité présente les quatre éléments essentiels que chaque rapport d'activité doit inclure:
- Termes de référence
Les termes de référence se réfèrent aux termes sur lesquels le rapport d'activité est rédigé.
- Procédure
La procédure décrit la méthode utilisée pour collecter des données pour le rapport.
- Résultats
Les résultats décrivent les données ou autres informations importantes produites par le rapport.
- Conclusions
Les conclusions sont tirées des constatations qui justifient les recommandations.
- Recommandations
Les recommandations sont des suggestions spécifiques faites sur la base des conclusions du rapport.
Lisez le court exemple de rapport d'activité et suivez les conseils ci-dessous. Les enseignants peuvent imprimer ces exemples pour une utilisation en classe dans les leçons en utilisant le son enseignement des stratégies d'écriture.
Rapports: exemple de rapport
Termes de référence
Margaret Anderson, directrice du personnel, a demandé ce rapport sur la satisfaction à l'égard des avantages sociaux des employés. Le rapport devait lui être soumis avant le 28 juin.
Procédure
Une sélection représentative de 15% de l'ensemble des collaborateurs a été interrogée entre le 1er avril et le 15 avril sur:
- Satisfaction générale à l'égard de notre ensemble d'avantages sociaux actuel
- Problèmes rencontrés avec le service du personnel
- Suggestions pour l'amélioration des politiques de communication
- Problèmes rencontrés lors du traitement de notre HMO
Résultats
- Les employés étaient généralement satisfaits de l'ensemble d'avantages sociaux actuel.
- Certains problèmes ont été rencontrés lors de la demande de vacances en raison de ce qui est perçu comme de longues périodes d'attente pour l'approbation.
- Les employés plus âgés ont eu à plusieurs reprises des problèmes avec les procédures de médicaments sur ordonnance HMO.
- Les employés âgés de 22 à 30 ans signalent peu de problèmes avec HMO.
- La plupart des employés se plaignent du manque d'assurance dentaire dans notre ensemble d'avantages sociaux.
- La suggestion d'amélioration la plus courante concernait la capacité de traiter les demandes de prestations en ligne.
Conclusions
- Les employés plus âgés, ceux de plus de 50 ans, ont de sérieux problèmes avec la capacité de notre HMO à fournir des médicaments sur ordonnance.
- Notre système de demande d'avantages doit être révisé car la plupart des plaintes concernant le traitement interne.
- Des améliorations doivent être apportées au temps de réponse du service du personnel.
- Les améliorations des technologies de l'information doivent être envisagées à mesure que les employés deviennent plus avertis sur le plan technologique.
Recommandations
- Rencontrez des représentants de HMO pour discuter de la gravité des plaintes concernant les prestations de médicaments sur ordonnance pour les employés plus âgés.
- Accordez la priorité au temps de réponse aux demandes de vacances, car les employés ont besoin d'une approbation plus rapide pour pouvoir planifier leurs vacances.
- Ne prenez aucune mesure particulière pour l'ensemble d'avantages sociaux des jeunes employés.
- Discutez de la possibilité d'ajouter un système de demandes de prestations en ligne à notre intranet d'entreprise.
Points importants à retenir
- Un rapport est divisé en quatre domaines:
- Termes de référence- Cette section fournit des informations générales sur la raison du rapport. Il comprend généralement la personne qui demande le rapport.
- Procédure- La procédure fournit les étapes exactes et les méthodes utilisées pour le rapport.
- Résultats- Les résultats indiquent les découvertes faites au cours de l'enquête sur le rapport.
- Conclusions- Les conclusions fournissent des conclusions logiques basées sur les résultats.
- Recommandations- Les recommandations indiquent les mesures que l'auteur du rapport estime devoir être prises sur la base des constatations et des conclusions.
- Les rapports doivent être concis et factuels. Les avis sont donnés dans la section "conclusions". Cependant, ces opinions devraient être fondées sur les faits présentés dans les "constatations".
- Utilisation Temps simples (généralement le présent simple) pour exprimer des faits.
- Utilisez le forme impérative (Discutez de la possibilité..., donnez la priorité..., etc.) dans la section "recommandations" car elles s'appliquent à l'entreprise dans son ensemble.
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Mémos
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Introduction à la rédaction de plans d'affaires
Les notes de service sont écrites dans tout un bureau. Lorsque vous rédigez des notes de service, assurez-vous d'indiquer clairement à qui la note est destinée, la raison de la rédaction de la note et qui la rédige. Les notes de service tendent à informer les collègues des changements de bureau et de procédure qui s'appliquent à un grand groupe de personnes. Ils fournissent souvent des instructions en utilisant la voix impérative. Voici un exemple de mémo avec des points importants de suivi à utiliser lorsque entreprise d'écriture mémos en anglais.
Exemple de mémo
De: Management
À: Personnel des ventes de la région du Nord-Ouest
RÉ: Nouveau système de rapports mensuels
Nous aimerions passer rapidement en revue certains des changements apportés au nouveau système de rapport mensuel sur les ventes dont nous avons discuté lors de la réunion spéciale de lundi. Tout d'abord, nous aimerions une fois de plus souligner que ce nouveau système vous fera gagner beaucoup de temps lors de la déclaration des ventes futures. Nous comprenons que vous avez des inquiétudes quant au temps qui sera initialement requis pour saisir vos données client. Malgré cet effort initial, nous sommes convaincus que vous profiterez tous bientôt des avantages de ce nouveau système.
Voici un aperçu de la procédure que vous devrez suivre pour compléter la liste des clients de votre région:
- Connectez-vous au site Web de l'entreprise à l'adresse http://www.picklesandmore.com
- Saisissez votre ID utilisateur et votre mot de passe. Ceux-ci seront publiés la semaine prochaine.
- Une fois connecté, cliquez sur "Nouveau client".
- Saisissez les informations client appropriées.
- Répétez les étapes 3 et 4 jusqu'à ce que vous ayez saisi tous vos clients.
- Une fois ces informations saisies, sélectionnez "Passer commande".
- Choisissez le client dans la liste déroulante "Clients".
- Choisissez les produits dans la liste déroulante "Produits".
- Choisissez les spécifications d'expédition dans la liste déroulante "Expédition".
- Cliquez sur le bouton "Traiter l'ordre".
Comme vous pouvez le voir, une fois que vous avez entré les informations client appropriées, le traitement des commandes ne nécessitera AUCUNE paperasse de votre part.
Merci à tous pour votre aide dans la mise en place de ce nouveau système.
Meilleures salutations,
La gestion
Points importants à retenir
- Utilisez la structure suivante pour commencer un mémo:NOTE
De: (personne ou groupe envoyant le mémo)
À: (personne ou groupe à qui la note est adressée)
RÉ: (l'objet de la note de service, cela devrait être audacieux) - Le terme "mémorandum" peut être utilisé à la place de "mémo".
- Un mémo n'est généralement pas aussi formel qu'un écrit lettre. Cependant, ce n'est certainement pas aussi informel comme une lettre personnelle.
- Le ton d'un mémo est généralement sympathique car il s'agit d'une communication entre collègues.
- Gardez le mémo concis et précis.
- Si nécessaire, introduisez la raison de la note avec un court paragraphe.
- Utilisez des puces pour expliquer les étapes les plus importantes d'un processus.
- Utilisez un court merci pour terminer le mémo. Cela n'a pas besoin d'être aussi formel que dans une lettre écrite.
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Introduction à la rédaction de plans d'affaires
Pour savoir comment rédiger un e-mail professionnel, n'oubliez pas les points suivants: les e-mails professionnels sont généralement moins formels que lettres d'affaires. Les e-mails professionnels adressés à des collègues sont généralement directs et demandent des actions spécifiques. Il est important que vos e-mails professionnels soient courts, car plus il est facile de répondre à un e-mail, plus il est probable qu'un contact commercial réponde rapidement.
Exemple 1: formel
Le premier exemple montre comment rédiger un e-mail professionnel formel. Notez le "Bonjour" moins formel dans la salutation combiné avec un style plus formel dans l'e-mail réel.
Bonjour,
J'ai lu sur votre site Web que vous proposez la copie de CD de musique pour de grandes quantités de CD. Je voudrais me renseigner sur les procédures impliquées dans ces services. Les fichiers sont-ils transférés en ligne ou les titres vous sont-ils envoyés par CD par courrier postal? Combien de temps faut-il habituellement pour produire environ 500 copies? Y a-t-il des remises sur une si grande quantité?
Merci d'avoir pris le temps de répondre à mes questions. J'attends avec impatience votre réponse.
Jack Finley
Directeur des ventes, Young Talent Inc.
(709) 567 - 3498
Exemple 2: informel
Le deuxième exemple montre comment rédiger un e-mail informel. Notez le ton plus conversationnel tout au long de l'e-mail. C'est comme si l'écrivain parlait au téléphone.
Au 16.22 01/07 +0000, vous avez écrit:
> J'ai entendu dire que vous travaillez sur le compte Smith. Si vous avez besoin d'informations, n'hésitez pas à me contacter.
Bonjour Tom,
Écoutez, nous travaillons sur le compte Smith et je me demandais si vous pouviez m'aider? J'ai besoin d'informations privilégiées sur les développements récents là-bas. Pensez-vous que vous pourriez transmettre des informations que vous pourriez avoir?
Merci
Peter
Peter Thompsen
Gestionnaire de comptes, comptabilité des trois États
(698) 345 - 7843
Exemple 3: très informel
Dans le troisième exemple, vous pouvez voir un e-mail très informel qui ressemble beaucoup à un SMS. N'utilisez ce type de courrier électronique qu'avec des collègues avec lesquels vous entretenez des relations de travail étroites.
Au 11.22 01/12 +0000, vous avez écrit:
> Je voudrais une suggestion pour un cabinet de conseil.
Qu'en est-il de Smith and Sons?
Ko
Points importants à retenir
- Le courrier électronique est beaucoup moins formel qu'une lettre écrite. Les courriels sont généralement courts et concis.
- Si vous écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas, un simple "bonjour" suffit. Utilisant un salutation comme «Cher M. Smith», est trop formel.
- Lorsque vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez bien, n'hésitez pas à écrire comme si vous lui parliez.
- Utilisez des formes verbales abrégées (Il est, nous sommes, Il avait, etc.)
- Inclure un numéro de téléphone à la signature de l'e-mail. Cela donnera au destinataire la possibilité de téléphoner si nécessaire.
- Il n'est pas nécessaire d'inclure votre adresse e-mail car le destinataire peut simplement répondre à l'e-mail.
- Lors de la réponse, supprimez toutes les informations qui ne sont pas nécessaires. Ne laissez que les sections de texte liées à votre réponse. Cela fera gagner du temps à votre lecteur lors de la lecture de votre e-mail.
Rapports
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Introduction à la rédaction de plans d'affaires