Que sont les rapports commerciaux et techniques?

Un rapport est un document qui présente des informations dans un format organisé pour un public et objectif. Bien que résumés des rapports peuvent être présentés oralement, les rapports complets sont presque toujours sous forme de documents écrits.

Dans «Rapports commerciaux contemporains», Kuiper et Clippinger définissent les rapports commerciaux comme «des présentations organisées et objectives d'observations, d'expériences ou de faits utilisés dans le processus décisionnel».

Sharma et Mohan définissent un rapport technique comme "une déclaration écrite des faits d'une situation, d'un projet, d'un processus ou d'un test; comment ces faits ont été constatés; leur signification; les conclusions qui en ont été tirées; et [dans certains cas] les recommandations qui sont faites "dans" Correspondance d'affaires et rédaction de rapports ".

Les types de rapports incluent mémos, minutes, rapports de laboratoire, rapports de livres, rapports d'étape, rapports de justification, rapports de conformité, rapports annuels et politiques et procédures.

H. Dan O'Hair, James S. O'Rourke et Mary John O'Hair, «Communication d'entreprise: un cadre de réussite»

"Les rapports peuvent remplir quatre fonctions différentes et parfois liées. Ils peuvent être utilisés comme contrôles pour garantir le bon fonctionnement de tous les services, fournir des informations, fournir une analyse et persuader les autres d'agir. "

Shirley Kuiper et Dorinda Clippinger, "Rapports commerciaux contemporains"

"Les rapports efficaces sont compris par le lecteur comme l'auteur le souhaitait, et ils influencent le lecteur à agir comme l'écrivain souhaité. Les objectifs de l'auteur sont plus susceptibles d'être atteints s'ils correspondent aux besoins et aux objectifs du lecteur. Un rapport efficace est empathique, précis, complet, concis, et clair. Surtout, un rapport efficace présente des informations de manière éthique. "

Warren Buffet, Préface à "Un manuel en anglais clair"

"Un conseil original mais utile: écrivez en pensant à une personne en particulier. En écrivant le rapport annuel de Berkshire Hathaway, je fais semblant de parler à mes sœurs. Je n'ai aucune difficulté à les imaginer: bien que très intelligents, ils ne sont pas des experts en comptabilité ou en finance. Ils comprendront pur anglais, mais jargon peut les énigmer. Mon objectif est simplement de leur donner les informations que je souhaiterais qu'ils me fournissent si nos positions étaient inversées. Pour réussir, je n'ai pas besoin d'être Shakespeare; Je dois cependant avoir un désir sincère d’informer. "

John M. Lannon, "Communication technique"

"Dans le monde professionnel, les décideurs s'appuient sur deux grands types de rapports: certains rapports se concentrent information («ce que nous faisons maintenant», «ce que nous avons fait le mois dernier», «ce que notre enquête auprès des clients a trouvé», «ce qui s'est passé lors de la réunion du département»). Mais au-delà de la simple fourniture d'informations, de nombreux rapports incluent également une analyse («ce que ces informations signifient pour nous», «quels plans d'action devraient être envisagés», «ce que nous recommandons et pourquoi»).

"Pour chaque rapport long (formel), d'innombrables rapports courts (informels) conduisent à des décisions éclairées sur les questions aussi divers que les chaises de bureau les plus confortables à acheter à la meilleure recrue à louer pour la gestion entraînement. Contrairement aux rapports longs, la plupart des rapports courts ne nécessitent aucune planification approfondie, sont préparés rapidement, contiennent peu ou aucune information de fond, et n'ont pas de sujet avant ou final (page de titre, table des matières, glossaire, etc). Mais malgré leur concision, de courts rapports fournissent les informations et les analyses dont les lecteurs ont besoin. "

Kuiper, Shirley. «Contemporary Business Reports». Dorinda Clippinger, 5e édition, Cengage Learning, 6 février 2012.

Lannon, John M. "Communication technique." Laura J. Gurak, 14e édition, Pearson, 14 janvier 2017.

Bureau de l'éducation et de l'assistance aux investisseurs. "A Plain English Handbook." Securities and Exchange Commission des États-Unis, août 1998, Washington, D.C.

O'Hair, Dan. "Communication d'entreprise: un cadre de réussite." James S. O'Rourke, Mary John O'Hair, 1re édition, Cengage Learning, 7 avril 2000.

Sharma. "Correspondance d'affaires et rédaction de rapports." 5e édition, Mc Graw Hill India, 1er juillet 2017.