Instructions pour la rédaction: définition et exemples

Dans l'écriture d'affaires, rédaction techniqueet d'autres formes de composition, instructions sont des instructions écrites ou orales pour effectuer une procédure ou effectuer une tâche. Il est aussi appelé écriture instructive.

Les instructions pas à pas utilisent généralement le point de vue à la deuxième personne (vous, votre, le vôtre). Les instructions sont généralement transmises dans le voix active et l'humeur impérative: abordez votre public directement.

Les instructions sont souvent écrites sous la forme d'un liste afin que les utilisateurs puissent reconnaître clairement la séquence des tâches.

Des instructions efficaces comprennent généralement des éléments visuels (tels que des images, des diagrammes et des organigrammes) qui illustrent et clarifient le texte. Les instructions destinées à un public international peuvent s'appuyer entièrement sur les photos et familier symboles. (Ils sont appelés instructions sans mot.)

"Les bonnes instructions sont sans ambiguïté, compréhensibles, complètes, cohérentes et efficaces." (John M. Penrose et al.,

Le côté le plus léger des instructions: Manuel pour les personnes récemment décédées

Juno: D'accord, avez-vous étudié le manuel?
Adam: Eh bien, nous avons essayé.
Juno: Le chapitre de l'interface intermédiaire sur la hantise en dit long. Sortez-les vous-même. C'est ta maison. Les maisons hantées ne sont pas faciles à trouver.
Barbara: Eh bien, nous ne comprenons pas tout à fait.
Juno: J'ai entendu. Arraché vos visages tout de suite. Évidemment, cela ne sert à rien de tirer la tête devant les gens s'ils ne peuvent pas vous voir.
Adam: Nous devrions alors commencer plus simplement?
Juno: Commencez simplement, faites ce que vous savez, utilisez vos talents, pratiquez. Vous auriez dû étudier ces leçons depuis le premier jour. (Sylvia Sidney, Alec Baldwin et Geena Davis dans Beetlejuice, 1988)

"Les instructions ont tendance à suivre un modèle cohérent, étape par étape, que vous décriviez comment faire du café ou comment assembler un moteur automobile. Voici les caractéristiques de base des instructions:

• Spécifique et précis Titre
• introduction avec des informations générales
• Liste des pièces, outils et conditions requises
• Étapes ordonnées séquentiellement
• Graphique
• Information sur la sécurité
• Conclusion qui signale la fin de la tâche

Les étapes ordonnées séquentiellement sont la pièce maîtresse d'un ensemble d'instructions, et elles occupent généralement une grande partie de l'espace dans le document. "
(Richard Johnson-Sheehan, La communication technique aujourd'hui. Pearson, 2005)

1. Utilisez des phrases courtes et des paragraphes courts.
2. Organisez vos points dans un ordre logique.
3. Faites vos déclarations spécifique.
4. Utilisez le mode impératif.
5. Mettez l'élément le plus important dans chaque phrase au début.
6. Dites une chose dans chaque phrase.
7. Choisissez vos mots avec soin, en évitant jargon et les termes techniques si vous le pouvez.
8. Donnez un exemple ou un analogie, si vous pensez qu'une déclaration peut intriguer un lecteur.
9. Vérifiez votre ébauche terminée pour la logique de présentation.
10. N'oubliez pas les étapes et ne prenez pas de raccourcis.

(Adapté de Écrire avec précision par Jefferson D. Bates. Pingouin, 2000)

"Les instructions peuvent être des documents autonomes ou faire partie d'un autre document. Dans les deux cas, l'erreur la plus courante est de les rendre trop compliqués pour le public. Considérez soigneusement le niveau technique de vos lecteurs. Utilisation espace blanc, graphiques et autres éléments de conception pour rendre les instructions attrayantes. Plus important encore, assurez-vous d'inclure les références Attention, Avertissement et Danger avant les étapes auxquelles ils s'appliquent. "
(William Sanborn Pfeiffer, Guide de poche sur la communication technique, 4e éd. Pearson, 2007)

Pour évaluer l'exactitude et la clarté d'un ensemble d'instructions, invitez une ou plusieurs personnes à suivre vos instructions. Observez leur progression pour déterminer si toutes les étapes sont terminées correctement dans un délai raisonnable. Une fois la procédure terminée, demandez à ce groupe de test de rapporter tout problème rencontré et de proposer des recommandations pour améliorer les instructions.