Qu'est-ce qu'un mémorandum? Définition et exemples

Un mémorandum, plus communément appelé note, est un court message ou enregistrement utilisé pour la communication dans une entreprise. Autrefois la principale forme de communication écrite interne, les mémorandums ont diminué d’utilisation depuis l’introduction email et d'autres formes de messagerie électronique; cependant, être capable de rédiger des mémos clairs peut certainement vous être utile pour rédiger des courriels commerciaux internes, car ils servent souvent le même objectif.

Les mémos peuvent être utilisés pour communiquer rapidement avec un large public quelque chose de bref mais important, comme la procédure changements, augmentations de prix, ajouts de politiques, calendriers de réunions, rappels pour les équipes ou résumés des conditions de l'accord, pour exemple.

Barbara Diggs-Brown, stratège en communications, dit qu’une note de service efficace est «courte, concis, très organisé et jamais en retard. Il devrait anticiper et répondre à toutes les questions qu'un lecteur pourrait avoir. Il ne fournit jamais d'informations inutiles ou déroutantes. "

Soyez clair, concentré, bref mais complet. Prenez un ton professionnel et écrivez comme si le monde pouvait le lire - c'est-à-dire, n'incluez aucune information c'est trop sensible pour que tout le monde puisse le voir, surtout en cette ère de copier-coller ou de "cliquer et vers l'avant."

Commencez par les bases: à qui article est adressé, la date et la ligne d'objet. Commencez le corps du mémo avec un objectif clair, énoncez ce que vous avez besoin que les lecteurs sachent et concluez avec ce que vous avez besoin que les lecteurs fassent, si nécessaire. N'oubliez pas que les employés peuvent simplement parcourir le mémo à la réception, utilisez donc de courts paragraphes, sous-titres et, si possible, utilisez des listes. Ce sont des «points d'entrée» pour l'œil afin que le lecteur puisse se référer facilement à la partie du mémo dont il ou elle a besoin.

N'oubliez pas relire. La lecture à haute voix peut vous aider à trouver des mots perdus, des répétitions et des phrases maladroites.

Voici un exemple de mémo interne d'une maison d'édition fictive informant les employés des changements d'horaire à venir en raison des vacances de Thanksgiving. La production aurait également pu envoyer des notes de service distinctes à des départements distincts, surtout s'il y avait plus de détails dont chaque département avait besoin et qui ne concerneraient pas les autres départements.

À: Tous les employés

De: E.J. Smith, chef de production

Date: 1 novembre 2018

Objet: Modification du calendrier d'impression de Thanksgiving

La production tient à rappeler à tous que les vacances de Thanksgiving affecteront nos délais d'impression ce mois-ci. Toutes les pages sur papier qui seraient normalement envoyées à l’imprimante via UPS un jeudi ou un vendredi au cours de la semaine devront être 15 h le mercredi 21 novembre.

Services de publicité et de rédaction

• Assurez-vous que quiconque vous envoie du texte ou des images pour publication ne sera pas en vacances la semaine du 19. Fixez des délais plus tôt pour tout ce qui vient de l'extérieur.
• Sachez que la photographie interne et les graphistes auront plus de travail et moins de temps pour le faire, veuillez donc acheminer votre travail vers le service approprié plus tôt que la normale.
• Veuillez ne pas envoyer de travaux urgents au plus tard le 16 novembre. Il n'est pas garanti que les articles à court terme nécessaires pour la semaine de Thanksgiving soient terminés dans les délais antérieurs et doivent passer par le bureau du programmateur pour approbation avant d'être attribués. Soyez plutôt tôt.

Départements Photographie et Graphisme

• Tous les membres du département d'art sera autorisé à faire des heures supplémentaires en novembre au besoin pour faire face à la crise du début de la saison des vacances et des délais plus tôt.

Merci à l'avance à tous pour votre aide à obtenir le matériel le plus tôt possible et votre considération pour le personnel du service de production.

Ce qui suit est un mémo fictif pour organiser une réunion avec les membres d'une équipe qui reviennent d'un salon commercial.

À: Équipe du salon

De: C.C. Jones, superviseur marketing

Date: 10 juillet 2018

Objet: Réunion de retour au salon

À votre retour au travail le vendredi 20 juillet, après le salon, planifions un déjeuner à midi dans la salle de réunion de l'aile est pour revoir le déroulement du salon. Planifions de discuter de ce qui a bien fonctionné et de ce qui n'a pas fonctionné, comme:

• Nombre de jours de présence
• Quantité et types de supports marketing fournis
• Présentoirs
• Comment les cadeaux ont été reçus
• L'emplacement du stand et la circulation à différents moments de la journée
• Ce qui a suscité l'intérêt des passants
• Niveaux de dotation des stands

Je sais que lorsque vous revenez d'un salon professionnel, vous avez un million de choses à suivre, nous allons donc limiter la réunion à 90 minutes ou moins. Veuillez vous préparer avec vos commentaires et vos critiques constructives sur les aspects marketing de l'émission. Les commentaires des clients existants et les nouveaux clients potentiels seront couverts lors d'une réunion séparée avec les équipes de produits et de vente. Merci pour votre travail au salon.

Diggs-Brown, Barbara. Le PR Styleguide. 3e éd, Cengage Learning, 2012.