Le Privacy Act de 1974 vise à protéger les Américains contre les atteintes à leur vie privée par l'utilisation abusive des informations les concernant collectées et conservées par le gouvernement fédéral agences.
La Loi sur la protection des renseignements personnels contrôle quelles informations peuvent être collectées légalement et comment ces informations sont collectées, conservées, utilisées et diffusées par les agences du branche exécutive du gouvernement fédéral.
Seules les informations stockées dans un «système de dossiers» tel que défini par la Loi sur la protection des renseignements personnels sont couvertes. Tel que défini dans la Loi sur la protection des renseignements personnels, un système d’enregistrements est «un groupe d’enregistrements sous le contrôle de toute agence récupéré par le nom de la personne ou par un numéro d'identification, un symbole ou tout autre élément d'identification attribué au individuel."
Selon le ministère américain de la Justice, la loi sur la protection des renseignements personnels peut être caractérisée comme un «code de renseignements équitables qui englobe tout pratiques "réglementant la façon dont les agences de la branche exécutive fédérale collectent, conservent, utilisent et divulguent les information. Cependant, le langage souvent vague de la Loi sur la protection des renseignements personnels et ses antécédents limités en matière d’application rendent sa compréhension et son application difficiles. En outre, de nombreux litiges antérieurs impliquant des questions relatives à la loi sur la protection des renseignements personnels ont été tranchés par les tribunaux de district et ne sont donc pas publiés. Le ministère de la Justice prévoit que d'autres litiges continueront d'interpréter et de solidifier l'intention et l'application de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Vos droits en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
La Loi sur la protection des renseignements personnels garantit aux Américains trois droits principaux. Ceux-ci sont:
- Le droit de voir les documents les concernant détenus par le gouvernement, sous réserve des exemptions de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
- Le droit de demander que les enregistrements soient modifiés pour s'assurer qu'ils sont exacts, pertinents, opportuns ou complets; et
- Le droit d'être protégé contre les atteintes injustifiées ou illégales à leur vie privée résultant de la collecte, de la maintenance, de l'utilisation et de la divulgation de leurs informations personnelles.
D'où proviennent les informations
Il s'agit d'une personne rare qui a réussi à empêcher au moins une partie de ses informations personnelles d'être stockées dans une base de données gouvernementale. Faire à peu près n'importe quoi fera enregistrer votre nom et vos numéros. Voici quelques exemples:
- Obtenir une carte de sécurité sociale
- Obtenir un chèque de paie
- Produire une déclaration de revenus
- Inscription au projet
- Servir dans l'armée
- Demander la sécurité sociale ou autres avantages fédéraux
- Travailler ou contrat pour le gouvernement fédéral
Informations que vous pouvez demander
La Loi sur la protection des renseignements personnels ne s'applique pas à toutes les informations ou agences gouvernementales. Seules les agences exécutives relèvent de la Loi sur la protection des renseignements personnels. En outre, vous ne pouvez demander que des informations ou des enregistrements qui peuvent être récupérés par votre nom, votre numéro de sécurité sociale ou tout autre identifiant personnel. Par exemple: vous ne pouvez pas demander d'informations sur votre participation à un club privé ou organisation à moins que l'agence n'indexe et ne puisse récupérer les informations par votre nom ou autre identifiants.
Comme pour la Freedom of Information Act, les agences peuvent retenir certaines informations «exemptées» en vertu de la Privacy Act. Les exemples incluent des informations concernant la sécurité nationale ou les enquêtes criminelles. Une autre exemption couramment utilisée en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels protège les documents qui pourraient identifier la source d'informations confidentielles d'une agence. Par exemple: Si vous postulez pour un emploi à la CIA, vous ne serez probablement pas autorisé à connaître les noms des personnes interrogées par la CIA en fonction de vos antécédents.
Les exemptions et les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont plus complexes que celles de la Loi sur l'accès à l'information. Vous devriez demander une assistance juridique si nécessaire.
Comment demander des informations de confidentialité
En vertu de la Privacy Act, tous les citoyens et étrangers américains résidence permanente légale (carte verte) sont autorisés à demander des informations personnelles les concernant.
Comme pour les demandes en vertu de la Loi sur l'accès à l'information, chaque agence traite ses propres demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
Chaque agence a un agent de la Loi sur la protection des renseignements personnels, dont le bureau doit être contacté pour les demandes de renseignements sur la Loi sur la protection des renseignements personnels. Les agences doivent au moins vous dire si elles ont des informations sur vous ou non.
La plupart des agences fédérales ont également des liens vers leurs instructions spécifiques sur la confidentialité et la loi FOIA sur leurs sites Web. Ces informations vous diront quels types de données l'agence collecte sur les individus, pourquoi ils en ont besoin, ce qu'ils en font et comment vous pouvez les obtenir.
Bien que certains organismes puissent permettre que les demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels soient faites en ligne, les demandes peuvent également être faites par courrier ordinaire.
Envoyez une lettre adressée au responsable de la confidentialité ou au responsable de l'agence. Pour accélérer le traitement, marquez clairement «Demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels» sur la lettre et le devant de l'enveloppe. Voici un exemple de lettre:
Date
Demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Agent de protection des renseignements personnels ou FOIA [ou chef d'agence]
Nom de l'agence ou de la composante |
Adresse
Cher ____________:
En vertu de la Freedom of Information Act, 5 U.S.C. le paragraphe 552 et le Privacy Act, 5 U.S.C. paragraphe 552a, je demande accéder à [identifier en détail les informations que vous souhaitez et indiquer pourquoi vous pensez que l'agence dispose des informations sur vous.]
S'il y a des frais pour la recherche ou la copie de ces enregistrements, veuillez m'en informer avant de remplir ma demande. [ou, veuillez m'envoyer les documents sans m'informer du coût, sauf si les frais dépassent ______ $, que j'accepte de payer.]
Si vous refusez une partie ou la totalité de cette demande, veuillez citer chaque exemption spécifique qui, selon vous, justifie le refus de divulguer les informations et m'informer des procédures de recours dont je dispose en vertu de la loi.
[Facultatif: Si vous avez des questions sur cette demande, vous pouvez me contacter par téléphone au ______ (téléphone personnel) ou _______ (téléphone professionnel).]
Cordialement,
Nom
Adresse
Combien cela coûtera-t-il
La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aux agences de ne pas facturer plus que leurs frais de copie des informations pour vous. Ils ne peuvent pas facturer la recherche de votre demande.
Combien de temps cela prendra-t-il?
La Loi sur la protection des renseignements personnels n'impose aucun délai aux agences pour répondre aux demandes d'informations. La plupart des agences essaient de répondre dans les 10 jours ouvrables. Si vous n'avez pas reçu de réponse dans un délai d'un mois, renvoyez la demande et joignez une copie de votre demande d'origine.
Que faire si les informations sont erronées
Si vous pensez que les informations que l'agence possède sur vous sont fausses et devraient être modifiées, écrivez une lettre adressée au responsable de l'agence qui vous a envoyé les informations. Incluez les changements exacts qui, selon vous, devraient être apportés ainsi que toute documentation que vous avez qui soutient votre réclamation.
Les agences ont 10 jours ouvrables pour vous informer de la réception de votre demande et pour vous informer si elles ont besoin de preuves supplémentaires ou de détails sur les changements de votre part. Si l'agence vous accorde la demande, ils vous informeront exactement de ce qu'ils feront pour modifier les dossiers.
Que faire si votre demande est refusée
Si l'agence refuse votre demande en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (pour fournir ou modifier des informations), elle vous informera par écrit de sa procédure d'appel. Vous pouvez également apporter votre cas à tribunal fédéral et recevoir des frais judiciaires et des honoraires d'avocat si vous gagnez.