Une lettre de réclamation est un persuasiflettre envoyé par un client à une entreprise ou une agence pour identifier un problème avec un produit ou un service et peut également être appelé lettre de réclamation.
En règle générale, une lettre de réclamation s'ouvre (et se ferme parfois) avec une demande d'ajustement, telle qu'un remboursement, remplacement, ou le paiement de dommages-intérêts, bien qu'un paragraphe d'ouverture cordial sur la transaction ou le produit puisse être préféré.
Comme méthode de l'écriture d'affaires, les lettres de réclamation sont envoyées comme une forme de communication juridiquement contraignante qui peut servir de preuve si une réclamation est portée devant les tribunaux. Dans la plupart des cas, les comparutions devant le tribunal ne sont pas nécessaires car le destinataire de l’entreprise rédige généralement une réponse sous la forme d’une lettre d'ajustement, qui règle la réclamation.
Éléments principaux d'une lettre de réclamation
La plupart des professionnels et des universitaires conviennent qu'une lettre de réclamation de base devrait comprendre quatre éléments fondamentaux: une explication claire de la plainte, une explication de quels conflits cela a causés ou les pertes subies à cause de cela, un appel à l'honnêteté et à l'équité, et une déclaration de ce que vous considéreriez comme un ajustement revenir.
La précision de l'explication est essentielle pour que la réclamation soit réglée rapidement et efficacement, de sorte qu'un rédacteur de réclamation devrait fournir autant de détails sur le caractère défectueux d'un produit ou le défaut de service reçu, y compris la date et l'heure, le montant est le coût et le numéro de réception ou de commande, et tout autre détail qui aide à définir exactement ce qui s'est passé faux.
L'inconvénient que cette faute a causé et l'appel à l'humanité et à la compassion du lecteur sont tout aussi importants pour obtenir ce que l'écrivain veut de la réclamation. Cela donne au lecteur la motivation d'agir rapidement sur la demande de l'écrivain afin de rectifier la situation et de maintenir le client en tant que client.
Comme R.C. Krishna Mohan écrit dans "Business Correspondence and Report Writing" que pour "obtenir une invite et réponse satisfaisante, une lettre de réclamation est généralement écrite au chef de l’unité ou au service erreur."
Conseils pour une lettre efficace
Le ton de la lettre doit être maintenu au moins à un niveau décontracté, sinon formel, afin de maintenir un professionnalisme à la demande. En outre, l'écrivain doit saisir la plainte en supposant que la demande sera accordée à réception.
L. Sue Baugh, Maridell Fryar et David A. Thomas écrit dans "Comment rédiger une correspondance commerciale de première classe" que vous devez "faire votre réclamation avec précision et tact", et qu'il vaut mieux "éviter les menaces, les accusations ou les indices voilés sur ce que vous ferez si le problème n'est pas résolu rapidement."
La gentillesse va un long chemin dans le monde du service client, il est donc préférable de faire appel à l'humanité du destinataire en indiquant comment le problème vous a affecté personnellement plutôt que de menacer de boycotter l'entreprise ou de calomnier son Nom. Des accidents se produisent et des erreurs sont commises - il n'y a aucune raison d'être impoli.