Résumé et transcription des documents généalogiques

Les photocopieurs, les scanners, les appareils photo numériques et les imprimantes sont de merveilleux outils. Ils nous permettent de reproduire facilement documents et registres généalogiques afin que nous puissions les ramener chez nous et les étudier à notre guise. En conséquence, de nombreuses personnes effectuant des recherches sur leurs antécédents familiaux n’apprennent jamais l’importance de copier des informations à la main - les techniques d’abrégé et de transcription.

Bien que les photocopies et les numérisations soient extrêmement utiles, les transcriptions et les résumés ont également une place importante dans la recherche généalogique. Les transcriptions, copies mot à mot, fournissent une version facilement lisible d'un document long, alambiqué ou illisible. L'analyse minutieuse et détaillée du document signifie également que nous sommes moins susceptibles de négliger des informations importantes. L'abrégé ou le résumé aide à faire ressortir les informations essentielles d'un document, particulièrement utile pour:

Une transcription à des fins généalogiques est une copie exacte, manuscrite ou dactylographiée, d'un document original. Le mot clé ici est exact. Tout doit être rendu exactement comme dans la source d'origine - orthographe, ponctuation, abréviations et disposition du texte. Si un mot est mal orthographié dans l'original, il doit être mal orthographié dans votre transcription. Si l'acte que vous transcrivez a tous les autres mots en majuscule, votre transcription devrait également l'être. Extension des abréviations, ajout de virgules, etc. risque de changer le sens de l'original - un sens qui pourrait devenir plus clair pour vous au fur et à mesure que des preuves supplémentaires apparaissent dans votre recherche.

Commencez votre transcription en lisant l'enregistrement plusieurs fois. Chaque fois, l'écriture sera probablement un peu plus facile à lire. Voir Déchiffrer l'écriture ancienne pour obtenir des conseils supplémentaires sur la gestion des documents difficiles à lire. Une fois que vous êtes familiarisé avec le document, il est temps de prendre certaines décisions concernant la présentation. Certains choisissent de reproduire exactement la mise en page et la longueur des lignes d'origine, tandis que d'autres économisent de l'espace en enveloppant les lignes dans leur texte. Si votre document contient du texte préimprimé, tel qu'un formulaire d'enregistrement de l'état civil, vous avez également la possibilité de faire la différence entre le texte préimprimé et le texte manuscrit. Beaucoup choisissent de représenter le texte manuscrit en italique, mais c'est un choix personnel. Ce qui est important, c'est que vous fassiez la distinction et que vous incluiez une note sur votre choix au début de votre transcription. par exemple. [Remarque: les parties manuscrites du texte apparaissent en italique].

Il y aura des moments où vous transcrirez ou résumerez un document où vous ressentirez le besoin d'insérer un commentaire, une correction, une interprétation ou une clarification. Vous voulez peut-être inclure l'orthographe correcte d'un nom ou d'un lieu ou une interprétation d'un mot illisible ou d'une abréviation. C'est OK, à condition que vous suiviez une règle de base - tout ce que vous ajoutez qui n'est pas inclus dans le document original doit être inclus entre crochets [comme ceci]. N'utilisez pas de parenthèses, car celles-ci se trouvent souvent dans des sources originales et peuvent prêter à confusion quant à savoir si le matériel apparaît dans l'original ou a été ajouté par vous lors de la transcription ou de l'abrégé. Les points d'interrogation entre crochets [?] Peuvent être remplacés par des lettres ou des mots qui ne peuvent pas être interprétés, ou par des interprétations douteuses. Si vous ressentez le besoin de corriger un mot mal orthographié, incluez la bonne version entre crochets plutôt que d'utiliser le mot [sic]. Cette pratique n'est pas nécessaire pour les mots courants et faciles à lire. Il est plus utile dans les cas où il aide à l'interprétation, comme pour les personnes ou les noms de lieux, ou pour les mots difficiles à lire.

Conseil de transcription: Si vous utilisez un traitement de texte pour votre transcription, assurez-vous que l'option de vérification orthographique / grammaire correcte est désactivée. Sinon, le logiciel peut corriger automatiquement ces fautes d'orthographe, ponctuation, etc. que vous essayez de préserver!

Prenez une note entre [crochets] lorsque des taches d'encre, une mauvaise écriture et d'autres défauts affectent la lisibilité du document d'origine.

• Si vous n'êtes pas sûr d'un mot ou d'une phrase, signalez-le avec un point d'interrogation entre crochets.
• Si un mot n'est pas trop clair à lire, remplacez-le par [illisible] entre crochets.
• Si une phrase, une phrase ou un paragraphe entier est illisible, indiquez la longueur du passage [illisible, 3 mots].
• Si une partie d'un mot n'est pas claire, insérez [?] Dans le mot pour indiquer la partie qui n'est pas claire.
• Si vous pouvez lire suffisamment d'un mot pour faire une supposition, vous pouvez présenter un mot partiellement illisible avec la partie peu claire suivie d'un point d'interrogation entre crochets tels que cor [nfie?] Ld.
• Si une partie d'un mot est obscurcie ou manquante mais que vous pouvez utiliser le contexte pour déterminer le mot, il suffit d'inclure la partie manquante entre crochets, aucun point d'interrogation nécessaire.

• Une transcription englobe généralement l'intégralité de l'enregistrement, y compris les notes de marge, les en-têtes et les insertions.
• Les noms, les dates et la ponctuation doivent toujours être transcrit exactement comme écrit dans le dossier original, y compris les abréviations.
• Enregistrez des formes de lettres obsolètes avec leur équivalent moderne. Cela comprend les queues longues, ff au début d'un mot et l'épine.
• Utilisez le Mot latin [sic], qui signifie «ainsi écrit», avec parcimonie et dans sa forme appropriée (en italique et entre crochets), conformément à la recommandation du Chicago Manual of Style. Faire ne pas utilisation [sic] pour indiquer chaque mot mal orthographié. Il est préférable de l'utiliser dans les cas où il y a une erreur réelle (et pas seulement une faute d'orthographe) dans le document d'origine.
• Reproduire des exposants tels que "Mar^y"tel que présenté, sinon, vous risquez de changer la signification du document d'origine.
• Incluez du texte barré, des insertions, du texte souligné et d'autres modifications telles qu'elles apparaissent dans le document d'origine. Si vous ne pouvez pas représenter avec précision les changements dans votre traitement de texte, incluez une note d'explication entre crochets.
• Mettez les transcriptions entre guillemets. Si vous incluez une transcription dans un texte plus grand, vous pouvez alternativement choisir de suivre Chicago Manual of Style conventions pour les guillemets longs mis en évidence par des paragraphes en retrait.

Un dernier point très important. Votre transcription n'est pas terminée tant que vous ajouter une citation à la source d'origine. Quiconque lit votre travail doit pouvoir utiliser votre documentation pour localiser facilement l'original au cas où il voudrait faire une comparaison. Votre citation doit également inclure la date à laquelle la transcription a été effectuée et votre nom en tant que transcripteur.